Werkzeug aus Kapitel 3
Die Delegationsmatrix
Legt einmal gemeinsam fest, wer was ohne Rückfrage entscheiden darf. Danach ist der Stau auf dem Chef-Schreibtisch Geschichte.
Worum es geht
Bernd korrigiert alles. Jeden Entwurf, jedes Komma, jede Entscheidung, die eigentlich längst beim Team liegen könnte. Das Ergebnis: Alles wartet auf ihn. Vieles liegt tagelang. Und sein Team hat aufgehört, selbst zu entscheiden, denn warum sollte man, wenn am Ende doch Bernds Version dasteht. Kapitel 3 erzählt, wie er sich so zum Nadelöhr seines eigenen Bereichs macht.
Die Delegationsmatrix löst das auf. Sie klärt in einer Stunde, was sonst jahrelang unausgesprochen bleibt: Was entscheidet jede und jeder allein? Was entscheidet man allein und informiert danach? Wo entscheidet ihr zusammen? Und was bleibt wirklich Chefsache? Das klingt nach Bürokratie, ist aber ihr Gegenteil.
Die sechs Stufen
Die Matrix orientiert sich an den sieben Delegationsstufen aus Management 3.0 und lässt die erste weg: „Verkünden“ ist das, was von oben oder außen kommt und nicht zur Debatte steht. Zu delegieren gibt es da nichts. Bleiben sechs Stufen:
- Argumentieren: Ich entscheide und begründe.
- Befragen: Ich hole euren Rat und entscheide dann.
- Einigen: Wir entscheiden gemeinsam.
- Beraten: Ich berate, ihr entscheidet.
- Erkundigen: Ihr entscheidet und erklärt mir die Entscheidung hinterher.
- Delegieren: Ihr entscheidet, ich frage nicht mehr nach. Und wenn es Ärger gibt, stehe ich vor euch.
Der Charme der Stufen: Sie machen aus dem Schwarz-Weiß von „macht der Chef“ und „macht das Team“ sechs klare Grautöne.
So geht es
Links schreibt ihr die typischen Entscheidungen eures Alltags untereinander. Oben stehen die sechs Stufen. Dann setzt ihr für jede Entscheidung gemeinsam ein Kreuz. Vertrauliche Daten: Stufe eins, entschieden und begründet. Urlaubsplan: Stufe drei, den handelt ihr aus. Standardvorgang: Stufe sechs, den macht das Team längst allein.
Zwei Dinge entscheiden darüber, ob das Werkzeug funktioniert. Erstens: Die Kreuze setzt ihr gemeinsam. Delegation wird ausgehandelt. Zweitens: Die Matrix ist eine Momentaufnahme. Was heute auf „Befragen“ steht, wandert in einem halben Jahr auf „Beraten“, wenn Vertrauen und Können gewachsen sind. Deshalb steht unten ein Datum für den nächsten Blick darauf.
Das Wichtigste: Eine Matrix, an die sich nur das Team halten muss, der Chef aber nicht, ist schlimmer als gar keine. Sie beweist dann allen schriftlich, dass Zusagen hier nichts gelten.
Zum Herunterladen
Die Delegationsmatrix als Vorlage
A4 quer, ausfüllbar: acht Zeilen für Entscheidungen, sechs Stufen mit Kurzdefinition, Felder für Team und Datum. Dazu eine A3-Version für die Wand im Teamraum, zum Ausfüllen von Hand.
Am Bildschirm ausfüllbar oder ausdrucken. Frei nutzen und unverändert weitergeben, mit Quellenangabe. Kommerzielle Nutzung nur nach vorheriger Genehmigung.
Das Buch dazu
Sei einfach kein Arschloch
16 Kapitel, 88 Werkzeuge, eine Geschichte: Bernd, der alles richtig machen will und dabei manches übersieht. Zu jedem Kapitel die Forschung dahinter und Werkzeuge für den nächsten Arbeitstag.
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Von Dr. Bernd Bürger, Polizeidirektor, Advanced PERMA-Lead®-Consultant und Keynote-Speaker. Mehr auf docbb.de.